Comunicação ao COAF: quando, como e o que registrar

Toda empresa alcançada pela legislação brasileira de prevenção à lavagem de dinheiro carrega um dever que não aparece em nenhuma tela do produto: comunicar ao COAF, o Conselho de Controle de Atividades Financeiras, as operações que a própria empresa considera suspeitas. Comunicar não é denunciar. A comunicação é um ato administrativo de informação, sem juízo de culpa, sigiloso por lei, e o cliente nunca fica sabendo. Quem trata o tema como acusação comunica de menos, por medo; quem o trata como formulário comunica mal, sem análise. Os dois erros custam caro.

Este artigo percorre o dever na prática: de onde ele vem, o que dispara uma comunicação, em que prazo ela precisa sair, por onde ela trafega e, o ponto que menos recebe atenção, o registro interno que sustenta a decisão, inclusive a decisão de não comunicar. As referências são a Lei 9.613/1998, a Circular BCB 3.978/2020 para as instituições autorizadas pelo Banco Central e as Resoluções COAF 36/2021 e 40/2021 para os setores supervisionados diretamente pelo COAF.

De onde vem o dever e quem está obrigado

A obrigação nasce da Lei 9.613/1998. O artigo 9º lista as pessoas obrigadas: pessoas físicas e jurídicas que captam, intermedeiam ou aplicam recursos de terceiros, negociam moeda estrangeira ou valores mobiliários, e, pelo parágrafo único, também seguradoras, administradoras de cartões, empresas de arrendamento mercantil e de fomento comercial, sociedades que exploram loterias e apostas de quota fixa, entre outras. O artigo 14 cria o COAF com a finalidade de receber, examinar e identificar ocorrências suspeitas de atividades ilícitas.

A supervisão é dividida. Quem tem regulador próprio segue a norma dele: para as instituições autorizadas pelo Banco Central, a regra operacional é a Circular BCB 3.978/2020. Quem não tem órgão regulador próprio responde diretamente ao COAF, por força do artigo 14, parágrafo 1º, da lei, e nesse recorte a Resolução COAF 36/2021 disciplina as políticas, os procedimentos e os controles internos exigidos, incluindo os procedimentos para o encaminhamento das comunicações devidas ao COAF.

Dois gatilhos de natureza diferente

O artigo 11, inciso II, da Lei 9.613/1998 manda comunicar a proposta ou a realização de dois grupos de operações, e a distinção organiza todo o desenho interno.

O primeiro grupo é objetivo: transações registráveis do artigo 10, inciso II, que ultrapassem limite fixado pela autoridade competente. Não há juízo de suspeita, o valor sozinho dispara a comunicação. No recorte do Banco Central, o artigo 49 da Circular 3.978 concretiza o caso clássico: operações em espécie de R$ 50.000,00 ou mais são comunicadas de forma objetiva.

O segundo grupo é analítico: operações que, nos termos do artigo 11, inciso I, possam constituir sérios indícios dos crimes de lavagem, ou com eles se relacionar. Aqui a comunicação é o fim de um processo, não um reflexo. A Circular 3.978 estrutura esse processo em etapas com prazo: o monitoramento seleciona operações atípicas em até 45 dias contados da operação (artigo 39), a análise do que foi selecionado vira dossiê fundamentado em até outros 45 dias (artigos 43 a 46), e o artigo 44 proíbe terceirizar a análise: ferramenta apoia, a decisão é da instituição.

O que torna uma operação suspeita

A lei não define suspeita caso a caso; o parágrafo 1º do artigo 11 delega às autoridades a elaboração de relações de operações que, por partes envolvidas, valores, forma de realização ou falta de fundamento econômico, mereçam atenção. Para o setor bancário, essa lista é a Carta Circular BCB 4.001/2020, que enumera exemplos de operações e situações que podem configurar indícios. O critério transversal é a incompatibilidade: operação incompatível com a renda, o patrimônio ou a atividade declarada do cliente. Esse critério só funciona se o cadastro for bom, e é por isso que a qualidade do onboarding é infraestrutura de prevenção, não formalidade.

Um fator de risco nomeado em norma é a pessoa exposta politicamente, a PEP. Para os setores supervisionados pelo COAF, a Resolução COAF 40/2021 define quem é PEP, estende a condição por cinco anos após a saída da posição, alcança familiares e estreitos colaboradores e manda consultar bases oficiais, como a relação mantida pela Controladoria-Geral da União no Portal da Transparência, disponibilizada também pelo Siscoaf. Nos casos de maior risco, a resolução exige diligências para estabelecer a origem dos recursos e monitoramento reforçado. PEP não é veto nem suspeita automática: é sinal que muda a profundidade da análise, como detalha o artigo sobre triagem de PEP no onboarding.

Prazo, sigilo e a proteção de quem comunica

A Lei 9.613/1998 fixa o prazo de 24 horas para a comunicação (artigo 11, inciso II). A Circular 3.978, no artigo 48, operacionaliza a contagem para o setor bancário: a comunicação sai até o dia útil seguinte à decisão de comunicar. O relógio corre da conclusão da análise, não do dia da operação; o que limita a análise são os prazos de seleção e de exame vistos acima.

O sigilo é dupla via. A comunicação é feita abstendo-se de dar ciência a qualquer pessoa, inclusive ao próprio cliente (artigo 11, inciso II, da lei; artigo 50 da circular). Em contrapartida, o parágrafo 2º do artigo 11 protege quem comunica: comunicações de boa-fé não acarretam responsabilidade civil ou administrativa. A omissão, por outro lado, expõe a empresa e seus administradores às sanções do artigo 12: advertência, multa que pode chegar a R$ 20 milhões, inabilitação por até dez anos e cassação ou suspensão da autorização de funcionamento.

Recebida a comunicação, o COAF a disponibiliza ao regulador do setor (artigo 11, parágrafo 3º) e, quando conclui pela existência de fundados indícios, comunica as autoridades competentes para a instauração dos procedimentos cabíveis (artigo 15). A empresa comunica um fato; quem investiga é o Estado.

Siscoaf: o canal único, inclusive para dizer que nada aconteceu

Toda comunicação trafega pelo Siscoaf, o Sistema de Controle de Atividades Financeiras. A página oficial do COAF descreve o sistema como ambiente de uso exclusivo das pessoas obrigadas, pelo qual elas devem enviar comunicações e atender a requisições do COAF, com acesso mediante certificado digital ou conta gov.br e verificação em duas etapas. A habilitação no sistema é procedimento prévio, e vale a regra prática: habilitar-se antes do primeiro caso, porque o prazo de comunicação não espera cadastro de acesso.

O ano sem nenhuma comunicação também gera obrigação. O artigo 11, inciso III, da lei exige comunicar ao regulador, na periodicidade que ele definir, a não ocorrência de operações comunicáveis. No recorte do Banco Central é a declaração de não ocorrência do artigo 54 da Circular 3.978, transmitida pelo Siscoaf, no qual a instituição precisa estar habilitada (artigo 55). Silêncio absoluto não é neutro: é infração.

O registro que sustenta comunicar ou não comunicar

A fiscalização não avalia intuição, avalia papel. Cada alerta examinado precisa deixar um dossiê: o que disparou a seleção, que dados foram confrontados, qual foi a conclusão fundamentada, quem decidiu e quando. A decisão de não comunicar exige exatamente o mesmo registro, porque é ela que será questionada se a operação reaparecer numa investigação. Os artigos 40 e 41 da Circular 3.978 mandam documentar os parâmetros do monitoramento, e o artigo 10, parágrafo 2º, da Lei 9.613/1998 impõe a guarda de cadastros e registros por no mínimo cinco anos.

O insumo desse dossiê é produzido muito antes, no cadastro: identidade verificada, qualificação registrada, cada checagem com data e fonte. Na UNIFOKAL, por exemplo, cada verificação registra o resultado e a fonte de cada checagem, com a data e a versão da base consultada, e devolve isso no webhook e no painel: é o tipo de evidência que uma análise de PLD consome pronta. Seja qual for a ferramenta, a régua é a mesma: se a decisão de comunicar ou de arquivar não estiver escrita, datada e assinada, para o fiscal ela não existiu.

Fontes citadas

• Lei 9.613/1998, artigos 9º a 12, 14 e 15, disponível no portal do Planalto: planalto.gov.br
• Circular BCB 3.978/2020, artigos 39 a 55, disponível no site do Banco Central
• Carta Circular BCB 4.001/2020, relação de operações e situações que podem configurar indícios, no site do Banco Central
• Resolução COAF 36/2021, políticas, procedimentos e controles internos dos supervisionados pelo COAF, publicada no Diário Oficial da União
• Resolução COAF 40/2021, procedimentos relativos a pessoas expostas politicamente, publicada no Diário Oficial da União
• COAF, página oficial do Siscoaf, habilitação e acesso: gov.br/coaf