Do alerta ao dossiê: organizar a análise de PLD sem terceirizar a decisão

Uma instituição autorizada pelo Banco Central pode comprar quase tudo o que o programa de prevenção à lavagem de dinheiro exige: o sistema que monitora, o armazenamento, a nuvem, a lista de sanções, até o serviço que organiza o material do caso. Há uma coisa que ela não pode comprar. A Circular BCB 3.978/2020 proíbe contratar terceiros para a análise das operações selecionadas, e é dessa análise que sai a decisão de comunicar ou não ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf).

Essa fronteira é mais fina do que parece, porque o material que chega ao analista quase sempre vem de uma ferramenta. O texto sobre monitoramento transacional em PLD percorre o caminho do sinal até a comunicação. Este aqui trata do trecho do meio: o que conta como análise, o que pode ser serviço auxiliar, o que o dossiê precisa sustentar e como a decisão sai dele com prazo e sigilo.

O que a norma chama de análise

A Circular 3.978 separa três etapas. O artigo 39 trata do monitoramento e da seleção, com prazo de até 45 dias contados da operação ou da situação. O artigo 43 trata da análise do que foi selecionado, e o objetivo dela está no caput: caracterizar ou não a operação como suspeita de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo. O § 1º dá mais 45 dias, contados da seleção. O § 2º manda formalizar a análise em dossiê, independentemente de haver comunicação ao Coaf.

Dois detalhes do artigo 38 ampliam o alcance. O § 1º define operação suspeita como a que apresente indícios de uso da instituição para esses crimes, e o § 2º estende os procedimentos às propostas de operação. Uma operação proposta e não realizada também entra no monitoramento, na seleção e na análise.

A consequência prática é que alerta e análise são coisas de natureza diferente. O alerta é o resultado de uma regra aplicada a dados. A análise é um juízo sobre um caso, feito por alguém que responde por ele.

O que pode ser comprado e o que não pode

O artigo 44 veda duas coisas: contratar terceiros para a análise do artigo 43 e realizar essa análise no exterior. O parágrafo único abre a exceção que organiza todo o mercado de ferramentas: a vedação não inclui a contratação de terceiros para serviços auxiliares à análise. O artigo 45 completa o desenho, exigindo que a instituição tenha no País os recursos e as competências necessários para analisar.

Há também uma saída interna. O artigo 46 permite centralizar a análise numa instituição do mesmo conglomerado prudencial ou do sistema cooperativo de crédito, desde que a opção seja formalizada em reunião do conselho de administração ou, na falta dele, da diretoria. Centralizar dentro do grupo não é terceirizar.

Para o que é contratado, o artigo 47 remete às regras de contratação de processamento, armazenamento de dados e computação em nuvem, tanto para o monitoramento e a seleção quanto para os serviços auxiliares à análise. Um cuidado de leitura: o texto do artigo ainda cita a Resolução 4.658/2018 e a Circular 3.909/2018, e a API de normativos do Banco Central registra a primeira como revogada pela Resolução CMN 4.893/2021 e os artigos 1º a 26 da segunda como revogados pela Resolução BCB 85/2021. A regra de contratação a conferir é a vigente.

Um teste simples separa auxiliar de análise. Serviço auxiliar reúne, organiza, calcula e apresenta. Análise conclui. Se o contrato ou a tela produz a conclusão "suspeito" ou "não suspeito" sem que alguém da instituição a tenha formado e assinado, a fronteira provavelmente foi cruzada.

O que o dossiê precisa sustentar

O artigo 48, § 1º, amarra a decisão ao dossiê em três exigências: ela deve ser fundamentada nas informações contidas no dossiê do artigo 43, § 2º; deve ser registrada nele de forma detalhada; e deve ocorrer até o fim do prazo de análise. Um dossiê que não contém o fundamento da decisão não cumpre a primeira exigência, e uma decisão que não está no dossiê não cumpre a segunda.

A Circular não traz um modelo de dossiê. Traz, espalhados, os insumos que ele precisa refletir. O artigo 40 exige que os sistemas de monitoramento e seleção contenham informações detalhadas das operações e da identificação e qualificação dos envolvidos, e o § 1º exige documentação detalhada dos parâmetros, variáveis, regras e cenários usados. O artigo 53 manda a comunicação especificar, quando for o caso, se a pessoa é exposta politicamente, ou representante, familiar ou estreito colaborador de uma, e se reconhecidamente praticou, tentou praticar ou facilitou atos terroristas.

Na prática, um dossiê que sustenta a decisão responde a cinco perguntas. O que foi selecionado, quando e por qual critério documentado. O que se sabia do cliente naquela data. Que informação adicional foi buscada e o que ela mostrou. Que explicação legítima foi considerada e por que ela se sustentou ou não. E quem concluiu, quando, com que fundamento. O dossiê existe também quando a conclusão é não comunicar: o § 2º do artigo 43 diz isso com todas as letras.

Da decisão à comunicação: relógio e sigilo

Depois da decisão de comunicar, o artigo 48, § 2º, da Circular dá até o dia útil seguinte para a comunicação chegar ao Coaf. A Lei 9.613/1998, no artigo 11, inciso II, na redação da Lei 12.683/2012, fala em comunicar no prazo de 24 horas, abstendo-se de dar ciência do ato a qualquer pessoa, inclusive àquela a quem a informação se refere. O artigo 50 da Circular repete o sigilo: sem dar ciência aos envolvidos ou a terceiros. O limite de quem pode ler o registro dentro da própria empresa está em quem pode ler o registro de PLD.

Dois artigos fecham o ciclo. O artigo 51 exige justificativa para comunicação alterada ou cancelada depois do quinto dia útil seguinte ao envio. E o § 2º do artigo 11 da lei dá a proteção de quem age direito: comunicação de boa-fé, feita na forma prevista, não acarreta responsabilidade civil ou administrativa. O rito do envio está no texto sobre comunicação ao Coaf.

Onde a ferramenta ajuda sem decidir

A boa ferramenta encurta o trabalho auxiliar e deixa a decisão mais visível, não menos. Três práticas ajudam a manter a fronteira do artigo 44. Guardar junto de cada alerta a versão do critério que o selecionou, porque o artigo 40 pede a documentação dos parâmetros, e só a versão mostra qual regra valia naquele dia. Exigir que a conclusão seja escrita por uma pessoa identificada, com motivo, nos dois desfechos. E, quando a política interna pedir, uma segunda pessoa confirmando a decisão antes do envio.

Na UNIFOKAL, por exemplo, o monitoramento de PLD/FT entrega o alerta com o artigo da norma e o vencimento contado como a norma manda contar, a fila com a disposição registrada e o caso com o dossiê e o rascunho da comunicação no formato do Siscoaf. A análise e a decisão de comunicar são do encarregado do cliente, e a transmissão pelo Siscoaf é da organização dele. A documentação de PLD/FT descreve o que cada peça devolve.

Fontes citadas

• Circular BCB 3.978/2020, arts. 38, 39, 40, 43 a 48, 50, 51 e 53, texto consolidado versão 6, de 30/9/2026, no site do Banco Central
• Lei 9.613/1998, art. 11, inciso II e § 2º, no portal do Planalto: planalto.gov.br
• Resolução 4.658/2018, situação de revogada pela Resolução CMN 4.893/2021, na API de normativos do Banco Central
• Circular 3.909/2018, arts. 1º a 26 revogados pela Resolução BCB 85/2021, na API de normativos do Banco Central