O condomínio edilício, o prédio com unidades autônomas e partes comuns, abre conta, contrata serviço e paga fornecedor como qualquer empresa. Mas no cadastro ele foge do padrão: tem CNPJ, não tem quadro de sócios, e quem assina por ele muda a cada eleição. A resposta curta: a existência do condomínio se prova pela instituição registrada no Cartório de Registro de Imóveis e pela convenção, que só vale contra terceiros quando registrada; quem representa é o síndico, eleito pela assembleia para mandato de até dois anos, ou outra pessoa que a assembleia investir nesses poderes; e a administradora só age em nome do condomínio se os poderes foram transferidos com aprovação da assembleia.
Em resumo
- O condomínio edilício é instituído por ato registrado no Registro de Imóveis (Código Civil, art. 1.332) e é obrigado a ter CNPJ (IN RFB 2.119/2022, Anexo I, III).
- A convenção vale contra terceiros só quando registrada no Registro de Imóveis (art. 1.333, parágrafo único).
- O síndico representa o condomínio e é escolhido pela assembleia por prazo não superior a dois anos (arts. 1.347 e 1.348, II).
- A administradora recebe poderes de representação só com aprovação da assembleia, salvo regra da convenção (art. 1.348, § 2º).
O que prova que o condomínio existe
O Código Civil diz como o condomínio edilício nasce: "Institui-se o condomínio edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório de Registro de Imóveis" (art. 1.332). A convenção, assinada pelos titulares de pelo menos dois terços das frações ideais, obriga os condôminos desde logo (art. 1.333), mas tem uma condição para valer perante quem está de fora:
Parágrafo único. Para ser oponível contra terceiros, a convenção do condomínio deverá ser registrada no Cartório de Registro de Imóveis.
Para o cadastro, isso quer dizer que a convenção que importa é a registrada. Ela é também onde está a "forma de administração" do condomínio (art. 1.334, II), e portanto onde se descobre quem pode fazer o quê.
No cadastro fiscal, o condomínio aparece pelo CNPJ. O Anexo I da Instrução Normativa RFB 2.119/2022 lista, entre as entidades obrigadas a se inscrever, "os condomínios edilícios, conceituados nos termos do art. 1.332 do Código Civil, e os setores condominiais na condição de filiais, desde que estes tenham sido instituídos por convenção de condomínio". O comprovante do CNPJ confirma a inscrição e a situação, mas não diz quem é o síndico; o que o cartão prova e o que não prova está em cartão CNPJ: o que o comprovante prova.
Quem assina pelo condomínio
O art. 1.347 diz que "a assembléia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se". O art. 1.348, II, dá ao síndico a competência de "representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns".
Dois parágrafos do mesmo artigo abrem exceções que o cadastro precisa conhecer. O § 1º permite à assembleia "investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação". E o § 2º permite ao síndico "transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção". É por esse caminho que a administradora de condomínio passa a assinar, e é a aprovação da assembleia que dá validade a essa assinatura.
O síndico também pode sair antes do fim do mandato: a assembleia pode destituir, pelo voto da maioria absoluta dos seus membros, o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente o condomínio (art. 1.349). Por isso a ata mais recente importa mais que a ata da eleição.
Os documentos, e o que conferir em cada um
A tabela é a leitura da casa, a partir dos artigos citados. A política de cada instituição define o que pedir conforme o risco.
| Documento | O que prova | O que conferir |
|---|---|---|
| Comprovante de inscrição no CNPJ | Inscrição e situação cadastral | Situação ativa; nome e endereço do condomínio |
| Convenção registrada no Registro de Imóveis | Existência perante terceiros e forma de administração (arts. 1.333 e 1.334) | Registro; cláusula de administração e de representação |
| Ata da assembleia que elegeu o síndico | Quem representa e desde quando (art. 1.347) | Data da eleição; mandato de até dois anos ainda em curso |
| Ata que investiu outra pessoa ou aprovou a transferência à administradora | Poder de quem assina, se não for o síndico (art. 1.348, §§ 1º e 2º) | Alcance dos poderes; se a convenção proíbe a transferência |
| Documento de identidade de quem assina | Que a pessoa é quem a ata nomeia | Identidade verificada e coincidente com a ata |
O ponto de atenção é o prazo. Uma ata de eleição com mais de dois anos sem ata de renovação não prova representação atual, porque o mandato não pode passar desse limite.
O que a norma de PLD pede de quem representa
Para a instituição autorizada pelo Banco Central, a Circular BCB 3.978/2020 manda coletar, da pessoa jurídica cliente, "a firma ou denominação social e o número de registro no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ)" (art. 16, § 2º, II), e trata do representante no art. 21:
As instituições referidas no art. 1º devem adotar os procedimentos de identificação, de qualificação e de classificação previstos neste Capítulo para os administradores de clientes pessoas jurídicas e para os representantes de clientes. Parágrafo único. Os procedimentos referidos no caput devem ser compatíveis com a função exercida pelo administrador e com a abrangência da representação.
O síndico e a administradora com poderes são os representantes do art. 21, e a "abrangência da representação" vem da ata e da convenção. O beneficiário final pede cuidado: o condomínio não tem capital nem sócios, e o percentual do art. 25 da Circular não tem sobre o que incidir. A própria Circular tem a regra que resolve, no art. 24, § 2º: "É também considerado beneficiário final o representante, inclusive o procurador e o preposto, que exerça o comando de fato sobre as atividades da pessoa jurídica." Na leitura da casa, quem ocupa esse lugar no condomínio é o síndico, ou quem a assembleia investiu nos poderes, e a política registra esse tratamento. Poderes de representação em geral, com procuração e assinatura, estão em procuração e poderes de representação.
Atenção
Administradora que assina sem ata de aprovação da assembleia não tem o poder que o art. 1.348, § 2º, exige. Contrato da administradora com o síndico não substitui a aprovação.
Onde a verificação de empresa entra
No condomínio, não há quadro de sócios em que procurar o síndico: o vínculo dele sai da ata, e essa conferência é documental, feita pela sua equipe; a identidade de quem assina se confere à parte, com documento, selfie e prova de vida. O conceito geral de verificação de empresa está no pilar o que é KYB.
Fontes citadas
- Código Civil, Lei 10.406/2002, arts. 1.332 a 1.334 e 1.347 a 1.349, texto compilado no Planalto
- Instrução Normativa RFB 2.119/2022, Anexo I, III, no Diário Oficial da União
- Banco Central do Brasil, Circular BCB 3.978/2020, versão consolidada, arts. 16, 21, 24 e 25, em normativos.bcb.gov.br