A Circular BCB 3.978/2020 pede à instituição autorizada pelo Banco Central três camadas de documento: a política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo (PLD/FT), a avaliação interna de risco e os manuais de procedimento. Os manuais são dois, e a norma os nomeia: o dos procedimentos destinados a conhecer os clientes (art. 13, § 2º) e o dos procedimentos de monitoramento, seleção e análise de operações e situações suspeitas (art. 38, § 3º, IV). A resposta curta para quem precisa escrevê-los: a política diz o compromisso, os manuais dizem o critério. E a Circular é específica sobre quais critérios têm de estar escritos ali: o que se pede a cada categoria de risco, o percentual de participação que define o beneficiário final e por quê, a periodicidade do monitoramento e os parâmetros, variáveis, regras e cenários de cada tipo de operação.
Em resumo
- O manual de conhecer o cliente é aprovado pela diretoria e mantido atualizado (art. 13, §§ 2º e 3º); o de monitoramento também é aprovado pela diretoria (art. 38, § 3º, IV).
- O manual de conhecer o cliente traz os critérios de informação, verificação, validação e atualização para cada categoria de risco (art. 22) e o valor de referência do beneficiário final, justificado (art. 25, § 2º).
- O manual de monitoramento traz a periodicidade por tipo de operação e os parâmetros, variáveis, regras e cenários usados (art. 41).
- Os dois ficam à disposição do Banco Central (art. 66, IX e X) por pelo menos cinco anos (art. 66, § 2º).
Onde cada manual nasce na norma
O texto sobre a política de PLD/FT trata da política e da matriz de quem aprova cada documento. Aqui o foco é o miolo dos manuais, que é onde a fiscalização encontra a diferença entre um programa que existe e um que funciona. A Circular trata os dois de forma diferente: o manual de conhecer o cliente aparece no capítulo V, junto com identificação, qualificação e classificação; o de monitoramento aparece no capítulo VII, como requisito de todos os procedimentos de monitoramento, seleção e análise.
Os critérios utilizados para a definição das informações necessárias e dos procedimentos de verificação, validação e atualização das informações para cada categoria de risco devem ser previstos no manual de que trata o art. 13, § 2º.
O art. 22 é o coração do manual de conhecer o cliente. Ele não pede uma lista de documentos; pede critério por categoria de risco. Na leitura da casa, o manual precisa responder, para cada categoria definida na avaliação interna de risco: que informação se coleta, qual se verifica, qual se valida e com que frequência se atualiza. A Circular não define a diferença entre verificar e validar, e por isso o manual que usa os dois verbos precisa dizer o que cada um quer dizer ali. Um manual que traz uma lista única para todos os clientes contradiz a própria classificação de risco que a norma exige.
O que cada manual precisa conter
| Manual | Conteúdo exigido | Dispositivo |
|---|---|---|
| Conhecer o cliente | Procedimentos de identificação, qualificação e classificação, compatíveis com o perfil de risco, a política e a avaliação interna | Art. 13, caput, § 1º e § 2º |
| Conhecer o cliente | Critérios de informação, verificação, validação e atualização para cada categoria de risco | Art. 22 |
| Conhecer o cliente | Valor mínimo de referência de participação societária para identificar o beneficiário final, justificado e documentado, até 25% | Art. 25, §§ 1º e 2º |
| Monitoramento | Procedimentos compatíveis com a política, definidos pela avaliação interna de risco e considerando a condição de pessoa exposta politicamente | Art. 38, § 3º, I a III |
| Monitoramento | Critérios de definição da periodicidade de execução para os diferentes tipos de operações e situações | Art. 41, I |
| Monitoramento | Parâmetros, variáveis, regras e cenários para os diferentes tipos de operações e situações | Art. 41, II |
O art. 25 merece leitura atenta, porque é o único ponto em que a Circular manda justificar um número no manual. A instituição define o percentual de participação a partir do qual identifica o beneficiário final; o § 1º diz que ele "deve ser estabelecido com base no risco e não pode ser superior a 25%", considerada a participação direta e a indireta; e o § 2º exige que o valor seja "justificado e documentado no manual". Escolher 25% porque é o teto, sem justificativa ligada ao risco, cumpre o limite e deixa de cumprir o parágrafo seguinte.
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O manual de monitoramento é técnico de propósito
O art. 41 transforma o manual de monitoramento num documento técnico. Ele exige "os critérios de definição da periodicidade de execução dos procedimentos de monitoramento e seleção para os diferentes tipos de operações e situações monitoradas" e "os parâmetros, as variáveis, as regras e os cenários utilizados". Isso conversa com dois outros artigos. O art. 40, § 1º, manda manter "documentação detalhada dos parâmetros, variáveis, regras e cenários", e o § 2º exige que sistemas e procedimentos sejam "passíveis de verificação quanto à sua adequação e efetividade". E o art. 39, parágrafo único, limita a 45 dias, contados da operação, o período para monitorar e selecionar; o art. 43, § 1º, dá outros 45 dias, contados da seleção, para a análise, que se formaliza em dossiê (§ 2º).
A leitura da casa: o manual de monitoramento deve permitir que um terceiro, o auditor ou o supervisor, refaça a seleção de um caso a partir do texto. Se o manual diz "operações atípicas são selecionadas", ele não descreve parâmetro nenhum; se diz qual regra, com qual variável e qual janela, ele cumpre o art. 41 e torna verificável o art. 40, § 2º.
Atenção
O art. 44 veda contratar terceiro para a análise de operações suspeitas e veda fazer essa análise no exterior; serviço auxiliar à análise pode ser contratado. O manual precisa dizer quem analisa e onde, e o contrato de qualquer ferramenta de monitoramento precisa ser lido contra esse artigo.
O que fica com a instituição decidir
A norma não fixa valores de alçada, número de categorias de risco, lista de documentos aceitos nem regras de monitoramento. Esses são os pontos que o manual existe para decidir. A norma põe os manuais na aprovação da diretoria (arts. 13, § 3º, e 38, § 3º, IV), enquanto a política vai ao conselho de administração, quando ele existe (art. 7º, II). O que a Circular exige é coerência entre as três camadas. As categorias do manual de conhecer o cliente são as da avaliação interna (art. 20); os cenários do manual de monitoramento são definidos com base nela (art. 38, § 3º, II); e o relatório de efetividade testa se os dois funcionam, como mostra o texto sobre a avaliação de efetividade.
Quanto tempo o manual fica guardado
O art. 66 lista o que fica à disposição do Banco Central, e os dois manuais estão lá: o de conhecer o cliente no inciso IX e o de monitoramento no inciso X. O § 2º manda manter os documentos dos incisos VIII a XIV por pelo menos cinco anos. O art. 66 manda guardar expressamente as versões anteriores da avaliação interna de risco e do relatório de efetividade (incisos VIII e XII), mas não diz o mesmo dos manuais. A leitura da casa é que, como os manuais são mantidos atualizados, guardar cada versão substituída com a data em que vigorou é o que explica por que um cliente antigo foi tratado de um jeito e um novo de outro; o texto sobre versionar documento de PLD trata da guarda de versões.
Fontes citadas
- Banco Central do Brasil, Circular BCB 3.978/2020, arts. 7º, 13, 20, 22, 25, 38 a 44 e 66, versão consolidada no site de normativos do BCB